Imprenditori Under 30

Ogni imprenditore si sarà trovato nella situazione di preparare un preventivo per un cliente e avrà notato che la cosa non è affatto semplice poichè si deve tener conto di numerosi fattori. In questo articolo analizzeremo quali sono le parti che lo compongono e le caratteristiche principali che deve avere.

Prima di vedere le principali caratteristiche vediamo esattamente come costruirlo. Un preventivo è composto da 9 parti essenziali, partendo dall’alto:

1. Il logo aziendale in alto a destra deve essere ben visibile, meglio nero su bianco così si vedrà anche se mandato via fax o fotocopiato.
2. I recapiti aziendali devono risultare chiari su ogni pagina e copleti di: intestazione, indirizzo, sito web, mail, fax e telefono in questo modo il cliente vi potrà facilmente ricontattare
3. I dati del cliente sono essenziali e saranno composti, come i dati aziendali, di intestazione, indirizzo, sito web, mail, fax e telefono meglio se tutto preceduto dalla parola “Spetabile…”
4. Ogni preventivo avrà un numero identificativo progressivo meglio se chiuso dalle ultime due cifre dell’anno in questione (esempio N° 0233/10) così facendo non si correrà il rischio di fraintendimenti.
5. All’inizio del documento dovrà comparire ben chiara la data.
6. A questo punto veniamo al cuore del preventivo: la proposta di vendita. E’ essenziale che sia chiara e dettagliata ma non troppo “tecnica”. In questa sezione la comprensibilità è la caratteristica chiave che dobbiamo tenere in considerazione per descrivere il nostro prodotto o servizio. Dovranno essere ben chiari il codice prodotto, la quantità, l’unità di misura utilizzata,  il prezzo al pezzo,  lo sconto e l’importo.
7. Ulteriore punto fondamentale della preparazione del preventivo è illustrare al meglio le condizioni di vendita. Quest’ultime racchiudono le indicazioni che determinano formalmente le modalità della vendita come pagamento, tempi di consegna e tutti quei costi non inclusi nel preventivo. Le consdizioni di vendita possono essere anche riportate sul retro della pagina se sono composte da molte righe.
8. Molto importante è anche indicare la pagina corrente e le pagine totali, ad esempio se è composto da 5 pagine totali la seconda pagina serà “pag 2 di 5″.
9. Un consiglio importante è anche quello di inserire la validità del preventivo cioè “dopo quanto” il preventivo scade con la dicitura ” Il presente preventivo ha valenza XX giorni dalla data di emissione”. E’ un modo per dimostrare la serietà dell’azienda e non incorrere in incomprensioni.

Una volta viste le parti che lo compongono veniamo a sottolineare le qualità principali che deve avere:

1. La prima come posizione ed importanza sicuramente è la chiarezza. Un preventivo limpido e ben organizzato sarà un vantaggio per la vostra azienda dal momento che il cliente non si sentirà ne raggirato ne preso in giro.  Ad aiutare questo proposito saranno i dettagli con cui l’andrete a preparare, indicando più approfonditamente possibile: le caratteristiche del prodotto o servizio, eventuali sconti, costi di consegna, esclusioni del preventivo, modalità di pagamento, durata del preventivo, tempi e modalità di consegna. Per raggingere ottimi livelli di precisione tenete conto di tutte le sfaccettature del vostro lavoro, così facendo non ci perderà il cliente ma soprattutto ci guadagnerete voi.
2. La velocità nella preparazione è un aspetto che vi farà guadagnare punti col cliente dimostrando interesse ed efficienza. Mandate un preventivo massimo 48h dopo che ve l’anno chiesto così non farete sentire il cliente trascurato.
3. Cercate un feedback del cliente una volta inviato il preventivo tra i 2 e i 7 giorni successivi all’invio, sarà anche modo per chiarire eventuali dubbi o perplessità.